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Titre du poste : Gestionnaire immobilier
Sous la responsabilité de : Directeur régional de la Gestion immobilière – Région de l’Est
Département : Gestion immobilière
Résumé du poste
Responsable de la gestion des conditions du site, des relations entre les entrepreneurs et les locataires et de l’établissement de rapports réguliers sur l’état de la situation – disponibilité sur appel 24 heures par jour.
Responsabilités :
Les tâches et responsabilités spécifiques de ce poste comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :
• Préparer des rapports mensuels complets pour les propriétaires et l’équipe de direction sur toutes les questions relatives aux projets et aux locataires;
• Développer les relations avec les locataires / la satisfaction des clients;
• Respecter les exigences d’inspection en temps utile pour l’ensemble des équipements, des services publics et des services dans chaque bien immobilier;
• Générer des bons de commande pour tous les travaux requis et suivre le traitement des factures jusqu’à leur achèvement;
• Aider à répondre aux requêtes des locataires afin d’assurer une résolution complète;
• Connaissance et suivi des échéances des baux et des modifications au site ou aux baux des locataires existants qui pourraient créer de la valeur;
• Aider au recouvrement et à la remise des rapports sur les ventes aux locataires et des exigences en matière de couverture d’assurance;
• Assurer la liaison avec les autres départements pour résoudre les problèmes des locataires et répondre à leurs besoins (par exemple, renouvellement des baux, cessions, exclusivités, facturation, etc.);
• Améliorations de processus – participer au / ou diriger le changement de processus en ce qui concerne la rotation des locataires;
• Facturation des loyers en pourcentage et installation des locataires;
• Créer de la valeur (réduction des coûts ou augmentation des revenus) par l’utilisation :
• D’initiatives respectueuses de l’environnement
• De rabais sur le volume ou optimisation de la taille du portefeuille
• De la technologie
• D’améliorations/efficacité des processus
• Du service à la clientèle/relations avec les locataires
• De l’excellence opérationnelle
• De l’établissement et de la mise à profit des remises accordées aux entrepreneurs
• Gérer les caractéristiques physiques des biens immobiliers de votre portefeuille;
• Coordonner tous les appels d’offres pour les opérations immobilières;
• Établir et respecter tous les budgets annuels des biens immobiliers et procéder aux ajustements nécessaires;
• Réviser et approuver toutes les factures;
• Discussions continues des rapports sur les écarts avec les superviseurs afin de s’efforcer de respecter les budgets;
• Coordonner avec les courtiers/agents d’assurance et les entités juridiques toutes les demandes d’indemnisation en cas d’accident;
• Coordonner avec la Société de promotions et les locataires participants les événements promotionnels et les budgets;
• Assurer la liaison avec la comptabilité en ce qui concerne la réconciliation EPC et les autres éléments liés à l’immobilier;
• Poursuivre le développement des relations avec les nouveaux locataires et les locataires existants;
• Veiller à ce que les obligations des entrepreneurs définies dans les contrats soient respectées;
• Responsable de la budgétisation des biens immobiliers (capital d’exploitation), de la gestion des opérations de trésorerie et de l’analyse de l’inoccupation en fin de mois;
• Toutes les autres tâches assignées par le directeur régional, Gestion immobilière, le directeur principal, Gestion immobilière, ou le vice-président, Opérations, qui sont raisonnables et conformes aux normes de l’industrie;
• Le portefeuille de biens immobiliers géré peut changer à tout moment.
Exigences académiques/professionnelles :
• Baccalauréat de quatre ans et ou titre professionnel;
Compétences/expérience requises :
• Doit être titulaire d’un permis de conduire valide;
• Les biens immobiliers sont situés principalement dans la Grande Région de Montréal, avec quelques sites éloignés – doit être en mesure de voyager sur une base mensuelle;
• Au moins 4 ans d’expérience dans la gestion immobilière;
• Doit être parfaitement bilingue, tant par écrit que verbalement, en français et en anglais;
• Planificateur efficace, capable non seulement d’établir des priorités dans les activités professionnelles, mais aussi d’anticiper les changements de priorités;
• Excellentes compétences en matière de communication et capacité à communiquer efficacement à tous les niveaux au sein de l’organisation, ainsi qu’à l’extérieur de celle-ci;
• Compétences efficaces en matière d’analyse et d’interprétation des besoins des locataires, des baux et des informations financières;
• Capacité à lire et à interpréter les baux;
• Assurer la direction et l’orientation de tous les entrepreneurs travaillant dans les biens immobiliers.
Valeurs
Le gestionnaire immobilier doit être axé sur le client, défendre et communiquer une image positive de l’entreprise, tant à l’interne qu’à l’externe. Le gestionnaire immobilier doit assumer la responsabilité des décisions prises et se comporter de manière respectueuse et éthique dans la représentation des intérêts du Fonds. Le gestionnaire immobilier doit faire preuve d’esprit d’entreprise et se comporter comme un « propriétaire » dans l’exécution de ses tâches et responsabilités quotidiennes, en faisant preuve de créativité et d’ingéniosité pour atteindre les résultats souhaités. Le gestionnaire immobilier doit avoir l’esprit d’équipe et travailler efficacement avec ses collègues, associés et associées en termes de contribution, de partage d’idées et de travail pour atteindre un objectif commun.
Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui s’engage à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et accessible. Si vous êtes contacté/contactée au sujet d’une offre d’emploi, veuillez nous indiquer si vous avez besoin que des mesures d’adaptation soient mises en place.
Job Title: Property Manager
Reports To: Regional Director Property Management, Eastern Region
Department: Property Management
Position Summary
Accountable for managing site conditions, contractors tenant relations and reporting status on a regular basis – on call availability 24 hours daily.
Responsibilities:
The specific duties and responsibilities for this position include but are not limited to the following:
• Prepare comprehensive monthly reporting for owners and executive team on all project and tenant matters;
• Developing tenant relationships / customer satisfaction;
• Maintain timely inspection requirements for all equipment, utilities and services at each property;
• Generate purchase orders for all required work and track invoice processing through completion;
• Assisting with responding to tenant queries to ensure a full resolution;
• Awareness & tracking of lease maturities and changes to site or existing tenants leases which would create value;
• Assisting with collections and remittance of tenant sales reporting and insurance coverage requirements;
• Liaise with other departments in resolving tenant issues and addressing their needs (eg. Lease renewals, assignments, exclusives, billings etc.);
• Process improvements – participate in / lead the process change with respect to tenant turnover;
• Percentage Rent billings, and tenant set-ups;
• Create value (reducing costs or increasing revenues) through the use of:
• Environmentally friendly initiatives
• Volume discounts or leveraging the size of the portfolio
• Technology
• Process improvements/efficiencies
• Customer service/tenant relations
• Operating excellence
• Establishing and taking advantage of contractor discounts
• Manage the physical aspects of the properties within your portfolio;
• Co-ordinate all tenders for property operations;
• Set and maintain all property annual budgets and any adjustments as required;
• Review and approve all invoices;
• Ongoing discussions of variance reports with supervisors to work towards maintaining budgets.
• Co-ordinate with Insurance Brokers/Agents and Legal Entities regarding all accident claims;
• Co-ordinate with Promotions Company and participating tenant promotional events and budgets;
• Liaise with Accounting in CAM reconciliation and other property related items;
• Continue to achieve relationships with new and existing tenants;
• Ensuring contractors obligations outlined within contracts are maintained.
• Responsible for property budgeting (operating capital), operations cash management, and
month-end vacancy analysis;
• Any other duties assigned by Regional Director, Property Management, Senior Director,
Property Management or VP, Operations that are reasonable and industry standard;
• The portfolio of properties managed may change at any time;
Academic/Professional Requirements:
• Four-year Bachelor’s Degree and or Professional Designation;
Required Skills/Experience:
• Must have valid driver’s license;
• Properties are located primarily throughout the Greater Montreal Area with some remote sites– must be able to travel on a monthly basis;
• Minimum 4 years experience in Property Management;
• Must be fluently bilingual in both written and spoken French and English;
• Effective planner for not only prioritizing work activities but also anticipating shifts in priorities;
• Excellent communication skills with the ability to effectively communicate across all levels within, as well as outside the organization;
• Effective skills in analyzing and interpreting needs of the tenants, leases and financial information
• Ability to read and interpret leases;
• Provide leadership and direction to all contractors working at the properties
Values
The Property Manager must be client focused, advocate and communicate a positive image of the company, both internally and externally. The Property Manager shall take accountability for decisions made and conduct oneself in a respectful and ethical manner in representing the Trust’s interests. The Property Manager shall demonstrate entrepreneurialism and behave like an “owner” in carrying out daily tasks and responsibilities; demonstrating creativity and resourcefulness in achieving desired results. The Property Manager is expected to be a team player and work effectively with colleagues and associates in terms of input, sharing of ideas and working to achieve common goal.
We are an equal opportunity employer committed to an inclusive and accessible recruitment and selection process. If you are contacted about an employment opportunity, please advise if you require accommodation.
