Politique relative au respect de la vie privée

La Fiducie a pour pratique de protéger la vie privée et la sécurité des dossiers de ses clients, de ses fournisseurs et de ses collaborateurs. Nous avons pris l’engagement de respecter nos obligations aux termes des lois canadiennes relatives au respect de la vie privée, y compris la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques).

Cette politique a pour objet d’établir et de maintenir une démarche pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels concernant des collaborateurs, des clients ou des fournisseurs de la Fiducie.

Elle s’applique à tous les collaborateurs, clients et fournisseurs de la Fiducie. Les renseignements personnels comprennent tous les renseignements documentés ou de nature subjective, qu’ils soient enregistrés ou non, concernant un particulier dont l’identité peut être établie. Il ne s’agit pas de renseignements qui figurent habituellement sur des cartes professionnelles, comme le nom, l’employeur, le titre, l’adresse commerciale et le numéro de téléphone ou de télécopieur commercial, ni de renseignements accessibles à tous.

L’agent chargé du respect de la vie privée est généralement responsable de cette politique et doit en assurer la conformité. La Fiducie attache une grande importance au droit à la vie privée de ses collaborateurs, de ses clients et de ses fournisseurs et veille à ce que la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction de leurs renseignements personnels soient conformes à la LPRPDE.

Objet de la collecte de renseignements

Les renseignements personnels recueillis et conservés seront utilisés à des fins commerciales dans le cadre de l’embauche et de l’emploi de collaborateurs ainsi que dans le cadre des activités de la Fiducie. Parmi ces fins commerciales, citons, notamment :

  • établir si le candidat convient aux fins d’une embauche, d’une promotion, d’un transfert, d’un maintien en fonction ou d’une affectation;
  • administrer les programmes de rémunération, d’avantages sociaux et de remboursement des dépenses;
  • mesurer et gérer la productivité commerciale et le rendement personnel;
  • se conformer aux obligations prévues par la loi, notamment les normes de travail, les relations de travail, les droits de la personne, l’indemnisation des accidents du travail, la santé et la sécurité, l’imposition et les obligations prévues en common law.

Consentement

En signant leur contrat de travail, les collaborateurs consentent comme il se doit à la collecte, à la conservation, à la divulgation et à la destruction des renseignements personnels dont la Fiducie a besoin pour réaliser ses fins commerciales.

Limitation de la collecte

Seuls les renseignements personnels nécessaires aux fins précisées seront recueillis et conservés.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels recueillis par la Fiducie ne seront pas utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si le collaborateur y consent ou si la loi le prévoit. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la période prévue par la loi ou nécessaire pour réaliser ces fins.

De plus, en signant le contrat de travail ou d’autres contrats, baux ou documents juridiques, les fournisseurs, les entrepreneurs et les collaborateurs consentent à ce que la Fiducie divulgue ces renseignements personnels à des tierces parties à des fins légitimes clairement établies, notamment à des administrateurs de programmes de rémunération et d’avantages sociaux, à des consultants et des conseillers et à des administrations gouvernementales et des pouvoirs adjudicatifs ou à ceux qui reprennent une partie ou la totalité des activités de la Fiducie.

Exactitude

Les renseignements personnels recueillis et conservés seront aussi exacts, complets et à jour qu’il le faut compte tenu des fins auxquelles ils sont utilisés. Au moment de leur embauche, les collaborateurs sont priés de fournir des renseignements personnels exacts et exhaustifs. Ils sont également priés de communiquer par courriel avec les Ressources humaines en cas de modification des renseignements personnels conservés par la Fiducie.

Protections

Les renseignements personnels recueillis et conservés seront protégés par des moyens appropriés compte tenu de leur nature délicate et des risques qui y sont associés, selon ce que la Fiducie aura établi.
De plus, les collaborateurs doivent respecter les ententes de confidentialité d’anciens collaborateurs ou de leurs parties et n’utiliseront pas de façon inappropriée les renseignements confidentiels ou exclusifs de toute autre personne dans l’exercice de leurs fonctions pour la Fiducie.

Transparence

La Fiducie informera clairement les collaborateurs quant aux politiques et aux procédures relatives à la gestion des renseignements personnels qui sont sous leur gouverne. Les collaborateurs sont invités à passer en revue toutes les politiques de la Fiducie sur l’Orientation en ligne et l’intranet de la Fiducie afin qu’ils aient les versions les plus à jour intégrant les changements apportés et communiqués à tous les collaborateurs.

Accès individuel

S’ils en font la demande, les collaborateurs peuvent être informés de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels qui sont sous la gouverne de la Fiducie et ils peuvent avoir accès à ces renseignements. Pour ce faire, les collaborateurs sont priés de communiquer avec les Ressources humaines et de prendre un rendez-vous pour visionner leur dossier personnel ainsi que tous les autres renseignements personnels pertinents qui, selon eux, ont été conservés. Toute correction ou révision devant être apportée aux renseignements personnels conservés par la Fiducie devrait être soumise au moyen d’un courriel adressé aux Ressources humaines.